Social wall per eventi: come mostrare i contenuti del pubblico sugli schermi senza brutte sorprese

Perché portare il pubblico sullo schermo

Durante un evento il pubblico produce contenuti di continuo: una foto del palco, un commento sull'intervento appena concluso, un saluto ai colleghi collegati da un'altra sede. Senza uno strumento dedicato, tutto questo resta disperso tra chat private e profili social che l'organizzatore non vede. Un social wall per eventi raccoglie quei contributi in un unico flusso e li porta sugli schermi della sala, mentre l'evento è ancora in corso.

Quando funziona, il vantaggio è per tutti:

• Chi scrive vede il proprio messaggio sul ledwall e si sente parte della giornata.
• Chi guarda percepisce una sala viva e partecipe, anche nelle pause.
• Il cliente o il brand ottiene un pezzo di scenografia che racconta l'evento con la voce delle persone presenti.

È lo stesso principio degli strumenti di coinvolgimento di cui abbiamo parlato in La sala si distrae? Gli strumenti per coinvolgere il pubblico di un evento dal vivo: dare al pubblico un ruolo attivo, non solo un posto a sedere. C'è però una differenza: sul wall finiscono testi e immagini liberi, scritti da centinaia di persone e proiettati davanti a tutti. È qui che nascono le brutte sorprese.

Cosa può andare storto, e perché succede

Chi ha già provato un muro social senza preparazione conosce i casi tipici:

• una foto sfocata o poco lusinghiera di un relatore finisce a tutto schermo;
• una battuta innocua tra colleghi diventa imbarazzante se proiettata davanti al management;
• un hashtag generico raccoglie anche post che non c'entrano nulla con l'evento;
• il wall resta vuoto per mezz'ora perché nessuno ha capito come partecipare.

Dietro questi episodi ci sono quasi sempre quattro problemi:

• Dispersione: i contenuti arrivano da canali diversi e manca un unico posto dove raccoglierli.
• Lentezza: selezionare a mano post da social, chat e cartelle condivise non regge il ritmo del live.
• Rischio editoriale: senza un filtro, un contenuto non adeguato arriva sul grande schermo in pochi secondi.
• Discontinuità visiva: strumenti generici non sempre rispettano colori del brand, formato del display e ritmo della regia.

Hashtag sui social o canale dedicato all'evento

Il primo bivio riguarda la provenienza dei contenuti. Le strade sono due:

• Hashtag sui social network. Il wall raccoglie i post pubblicati con un certo hashtag. Amplifica l'evento anche fuori dalla sala, ma lascia poco controllo: i contenuti nascono su piattaforme esterne e non tutti gli ospiti hanno, o vogliono usare, un profilo pubblico per lavoro.
• Canale dedicato all'evento. Gli ospiti aprono una pagina web dallo smartphone, tramite link o QR code, e pubblicano lì messaggi, foto e hashtag. Nessuna app da installare, nessun account social da collegare.

Il canale dedicato è l'approccio di eventWall, il social wall proprietario di I.T.S. Planet: i contributi arrivano direttamente alla regia, nello stesso ambiente in cui vengono moderati e proiettati. L'hashtag resta utile per dare un tema alla conversazione, ma non dipende da un social esterno.

Come scegliere:

• evento pubblico che punta sulla visibilità online: ha senso incoraggiare anche la condivisione sui social;
• convention interna, lancio riservato, evento istituzionale: un canale dedicato dà più controllo su chi scrive e su cosa viene mostrato;
• soluzione mista: il wall in sala resta governato, gli ospiti restano liberi di condividere sui propri profili.

Chi può pubblicare e con quale nome

Una volta scelto il canale, bisogna decidere chi può pubblicare. Le modalità principali sono due:

• Accesso libero con nickname. Chi inquadra il QR code sceglie il nome con cui apparire e scrive subito. Adatto a eventi aperti, stand in fiera, festival e a tutte le situazioni in cui conta ridurre i passaggi.
• Accesso riservato. L'organizzatore carica una lista di email autorizzate, per esempio da Excel, e solo chi inserisce un indirizzo in elenco può pubblicare. Anche qui l'ospite sceglie un nickname, così sul wall non compaiono per forza nome e cognome.

Se l'evento lo richiede, si può chiedere di accettare un'informativa prima di pubblicare: in eventWall il PDF viene associato alla sua versione, così il consenso resta collegato al documento corretto anche se viene aggiornato.

Un consiglio pratico: che cosa scrivere nell'informativa, come trattare le foto in cui compaiono altre persone e per quanto tempo conservare i contenuti va deciso con il proprio consulente privacy o legale. Lo strumento aiuta a raccogliere e tracciare l'accettazione; il contenuto del documento va verificato con chi ti segue su questi temi.

Moderazione: chi decide cosa va in onda

La moderazione è il cuore di un social wall senza sorprese: tra l'invio dell'ospite e la comparsa sullo schermo c'è un passaggio in cui qualcuno guarda il contenuto e decide. Le modalità sono due:

• Moderazione manuale. Ogni contributo entra in una coda di attesa. Il moderatore lo legge, può correggere un refuso e poi lo approva, lo rifiuta o lo mette in evidenza. L'ospite sa che il messaggio sarà pubblicato dopo la verifica.
• Pubblicazione automatica. I contenuti entrano subito nel flusso: il ritmo è più vivace e la regia può comunque togliere dopo ciò che non va.

In entrambi i casi aiutano alcuni strumenti:

• una blacklist di parole definita per il singolo evento, che fa da primo filtro sui nuovi invii;
• gli stati dei contributi (in attesa, approvati, rifiutati, pubblicati, archiviati) per sapere sempre a che punto è ciascun post;
• la ricerca per testo, autore o hashtag, utile quando il volume cresce.

Ricorda che la moderazione è un lavoro, non un'impostazione: con la modalità manuale serve una persona dedicata per tutta la durata del wall.

Schermi, formati e layout

Il wall vive su uno schermo, e gli schermi degli eventi sono molto diversi tra loro. eventWall permette di impostare le proporzioni del display in base a dove verrà proiettato:

• 16:9 e 4:3 per monitor accanto al palco e proiezioni in sala plenaria;
• 1:1 per superfici quadrate;
• 9:16 per i totem verticali in area accoglienza;
• 21:9 per i ledwall panoramici, oltre a proporzioni manuali per superfici particolari.

Anche il layout va scelto in base al momento, perché determina come la sala legge i contenuti:

• Mosaic: visione d'insieme, ideale nelle pause;
• Feed: sequenza ordinata e leggibile;
• Cards: equilibrio tra autore e messaggio;
• Fullscreen: attenzione su un solo contributo;
• Minimal: si integra in scenografie già ricche;
• Celebration: più energia per premiazioni e momenti conclusivi.

Infine, l'identità visiva: logo, colori e caratteri dell'evento dovrebbero accompagnare l'ospite dalla pagina in cui pubblica fino al grande schermo. Se l'evento ha già una web app personalizzata come eventMe, conviene mantenere la stessa coerenza grafica su tutti i punti di contatto con il pubblico.

Durante il live: la regia del wall

Durante l'evento il wall non va lasciato andare da solo. La regia live è il punto in cui i contenuti approvati incontrano la scaletta. L'operatore vede l'anteprima dello schermo e può:

• mettere in pausa il flusso, tornare al contributo precedente o passare al successivo;
• portare un singolo post a tutto schermo;
• cambiare layout e adattare le proporzioni senza interrompere la proiezione;
• mostrare il QR code sullo schermo per rilanciare la partecipazione quando cala;
• svuotare temporaneamente lo schermo durante un cambio palco, un video istituzionale o un momento in cui la sala deve restare sul relatore.

Il wall convive spesso con altri strumenti di interazione:

• le domande ai relatori hanno bisogno di un percorso dedicato, come abbiamo raccontato in Domande dal pubblico durante il convegno: come raccoglierle senza microfoni che passano di mano;
• per votazioni e quiz con risultati in tempo reale c'è pollMe, di cui parliamo in Sondaggi e quiz in sala: come tenere sveglio il pubblico e misurare l'evento.

Conviene decidere in anticipo quale strumento compare sullo schermo in quale momento della scaletta, così il pubblico non riceve troppi inviti diversi insieme. Una panoramica degli strumenti più usati la trovi in Engagement eventi: gli strumenti più richiesti.

Dopo l'evento: che cosa resta

Quando lo schermo si spegne, i contenuti raccolti non dovrebbero sparire. Con eventWall hai a disposizione:

• durante il live, una dashboard con i partecipanti collegati di recente e il numero di contenuti per stato;
• a fine evento, un report Excel cronologico con post, reazioni e riferimenti alle immagini originali.

Quel materiale racconta l'evento dal punto di vista di chi c'era e può diventare:

• il recap da inviare ai partecipanti;
• materiale per la comunicazione successiva;
• parte del report da consegnare al cliente.

Prima di riutilizzare foto e testi fuori dall'evento, verifica che informative e autorizzazioni raccolte coprano quell'uso: anche qui il riferimento è il tuo consulente privacy. E se l'evento ha una parte a distanza, il wall può fare da ponte tra chi è in sala e chi segue da remoto, come abbiamo visto in Eventi phygital: come unire fisico e digitale.

Come preparare un social wall in 6 passi

Questi passaggi aiutano ad arrivare alla messa in onda con le decisioni già prese, invece di doverle improvvisare durante il live.

1. Definisci obiettivo e tonoDecidi a cosa serve il wall in quell'evento, quali momenti della scaletta accompagna e che tono devono avere i contenuti.
2. Scegli accesso e informativaStabilisci se l'accesso sarà libero con nickname o riservato a una lista di email, e prepara con il consulente l'eventuale informativa da far accettare.
3. Imposta la moderazioneScegli tra moderazione manuale e pubblicazione automatica, compila la blacklist di parole e assegna un moderatore dedicato.
4. Prepara grafica e formatoCarica logo, colori e caratteri dell'evento e imposta proporzioni e layout in base agli schermi reali della location.
5. Prova sul display realePrima del go-live verifica sul monitor o sul ledwall leggibilità, densità dei contenuti, connessione di rete e resa grafica.
6. Pianifica la regiaSegna in scaletta quando mostrare il QR code, quando cambiare layout e quando svuotare lo schermo, e chi dà i comandi.

Checklist prima della messa in onda

Prima di accendere il wall davanti al pubblico, verifica di avere una risposta chiara a questi punti.

Domande frequenti