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Cosa deve capire chi arriva nei primi secondi
Chi apre il sito di un congresso arriva quasi sempre da un'email di invito, da un post o da un passaparola tra colleghi. Ha già un minimo di interesse, ma poca pazienza. Nella parte alta della pagina, senza scorrere, dovrebbe trovare cinque informazioni: il nome dell'evento, le date, la città o la sede, a chi è rivolto e un pulsante chiaro per iscriversi.
Sembra ovvio, eppure capita spesso che la prima schermata sia occupata da un'immagine suggestiva e da un messaggio di benvenuto, mentre date e iscrizione stanno in fondo o in un menu. Il visitatore non deve cercare: deve riconoscere subito che è nel posto giusto e sapere qual è il passo successivo.
Lo stesso vale per le campagne. Se promuovi il congresso con email o annunci, la pagina su cui arriva la persona deve riprendere esattamente il messaggio che l'ha convinta a cliccare. Come far lavorare insieme pagine di campagna e sito è spiegato nell'articolo su landing page e siti professionali.
Poche pagine, un percorso chiaro verso l'iscrizione
Il modo più semplice per decidere quali pagine servono è partire dalle domande di chi sta valutando se partecipare. Vale la pena? Chi parla e di cosa? Dove si svolge e come ci arrivo? Quanto costa e cosa è incluso? Entro quando devo iscrivermi? A chi scrivo se ho un dubbio? Ogni domanda importante merita una pagina o una sezione ben visibile, e niente di più.
Il programma è di solito la pagina più consultata, e conviene che sia leggibile anche quando cambia: sessioni divise per giorno, orari chiari, collegamento ai profili dei relatori. Le informazioni pratiche su sede, trasporti e alloggi riducono le email alla segreteria. Una sezione di domande frequenti, aggiornata durante la campagna, raccoglie le risposte che altrimenti si darebbero una per una.
Soprattutto, ogni pagina dovrebbe riportare all'iscrizione con lo stesso pulsante, nella stessa posizione. Chi legge il programma e si convince deve poter agire in quel momento, senza tornare alla home. Progettare questo percorso fa parte del lavoro su struttura e navigazione nei siti web professionali: prima si decide dove deve arrivare il visitatore, poi si disegnano le pagine.
Testi che rispondono alle domande giuste
Il testo di presentazione non deve raccontare tutto il congresso, ma spiegare perché vale la pena esserci: cosa si porta a casa chi partecipa, quali temi si affrontano, che tipo di pubblico si incontra. Poche frasi concrete funzionano meglio di un lungo paragrafo istituzionale.
Quote e scadenze vanno scritte senza ambiguità. Se esistono tariffe diverse per soci, studenti o iscrizioni anticipate, una piccola tabella è più chiara di un elenco di eccezioni. Lo stesso vale per cosa è incluso nella quota e cosa si acquista a parte, come workshop, cene o pernottamenti. Se il congresso prevede crediti formativi o attestati, indica con precisione come si ottengono.
Infine, i pulsanti: «Iscriviti» o «Registrati ora» dicono cosa succede quando si clicca, «Scopri di più» no. Per un metodo più completo su titoli, paragrafi e inviti all'azione puoi leggere la guida su come scrivere testi web che portano contatti.
Pensato prima per il telefono
Molti invitati aprono il link dal telefono, magari tra una riunione e l'altra. Se il programma è una tabella che va ingrandita e spostata con le dita, o se il modulo ha campi minuscoli, la persona rimanda l'iscrizione a quando sarà al computer. E spesso non torna.
Un sito pensato per il telefono mostra il programma a blocchi leggibili, usa pulsanti abbastanza grandi da toccare senza errori, carica velocemente anche con una connessione debole e permette di compilare il modulo senza fatica. Non è solo una questione di comodità: la qualità della versione mobile pesa anche sul posizionamento nei motori di ricerca.
Se il tema ti interessa, l'articolo su sito responsive e SEO spiega perché la versione mobile influisce sulla visibilità di tutto il sito.
Il modulo di iscrizione: dove si perdono più persone
Il modulo è il momento in cui l'interesse diventa iscrizione, ed è anche il punto in cui molte persone abbandonano. Il primo consiglio è chiedere solo ciò che serve davvero per gestire la partecipazione. Ogni campo in più è una domanda a cui rispondere, e qualche dato in meno è anche una buona pratica per la privacy: sulle informative e sui consensi da raccogliere confrontati sempre con il tuo consulente.
Il secondo consiglio è mostrare a ciascuno solo le domande che lo riguardano. Un relatore, un ospite e un accompagnatore hanno bisogno di percorsi diversi: con i campi condizionali le opzioni compaiono in base alle risposte precedenti e il modulo resta corto per tutti.
Il terzo riguarda ciò che succede dopo il clic. Se il congresso ha quote o servizi a pagamento, il pagamento dovrebbe avvenire nello stesso percorso, come spiegato nell'articolo su come incassare quote e servizi senza inseguire bonifici. Subito dopo, la persona deve ricevere una conferma con il riepilogo di ciò che ha scelto. È qui che il sito deve parlare con il sistema che gestisce gli iscritti: piattaforme come webRay® creano il sito di registrazione con moduli profilati, pagamenti collegati alla scheda dell'ospite e comunicazioni programmate, e possono affiancare il sito istituzionale dell'evento. Perché conviene usare uno strumento dedicato e non un modulo generico lo abbiamo spiegato parlando di gestione degli iscritti con un tool dedicato.
Lingue e pubblici diversi
Un congresso internazionale ha bisogno di un sito multilingua, e la traduzione non riguarda solo le pagine. Modulo, messaggi di errore, email di conferma e promemoria devono essere nella lingua scelta dal partecipante, altrimenti il percorso si interrompe proprio nel passaggio più delicato.
Alcune lingue richiedono attenzioni particolari: l'arabo, per esempio, si legge da destra a sinistra e cambia l'impaginazione dell'intera pagina. webRay® gestisce siti di registrazione in italiano, inglese e arabo, con percorsi differenziati per lingua e profilo.
Il sito accompagna il partecipante fino al giorno dell'evento. Durante il congresso, programma aggiornato, mappe e notifiche trovano posto in una web app come eventMe, che si apre dal browser senza scaricare nulla ed è collegata alla piattaforma che gestisce le iscrizioni.
Come impostare il sito del congresso in 5 passi
Prima di aprire il cantiere del sito, conviene fissare alcune decisioni con il comitato organizzatore e la segreteria.
- Definisci pubblico e obiettivoChi deve iscriversi, con quali profili e in quali lingue. Da qui dipendono pagine, percorsi e campi del modulo.
- Elenca le domande del visitatoreScrivi le domande che un potenziale partecipante si pone prima di iscriversi e trasforma ognuna in una pagina o in una sezione.
- Prepara testi, quote e scadenzeRaccogli presentazione, programma, profili dei relatori, informazioni sulla sede e listino definitivo. Scrivi in modo chiaro cosa è incluso e cosa no.
- Progetta il modulo e le confermeDecidi quali dati chiedere a ciascun profilo, come si paga e quali email partono dopo l'iscrizione. Coinvolgi il consulente per informative e consensi.
- Prova tutto dal telefono prima di pubblicareFai iscrivere un paio di colleghi da smartphone, in ogni lingua prevista, e correggi i punti in cui si bloccano.
Checklist prima di aprire le iscrizioni
Prima di pubblicare il sito e inviare il primo invito, verifica questi punti, possibilmente provando tutto da un telefono.
Prima di pubblicare il sito del congresso
Prima schermata completa. Nome, date, sede, pubblico e pulsante di iscrizione sono visibili senza scorrere.
Iscrizione sempre a portata. Ogni pagina riporta lo stesso pulsante nella stessa posizione.
Quote chiare. Tariffe, scadenze e servizi inclusi sono scritti senza ambiguità.
Modulo essenziale. Si chiedono solo i dati necessari e ogni profilo vede solo le sue domande.
Conferma immediata. Dopo l'iscrizione parte un'email con il riepilogo, nella lingua del partecipante.
Prova da smartphone. Programma, modulo e pagamento funzionano bene anche da telefono.
Domande frequenti
Serve un sito dedicato o basta una pagina sul sito dell'associazione?
Dipende dalle dimensioni dell'evento. Per un congresso con programma articolato, più profili di partecipanti o più lingue, un sito dedicato o un sito di registrazione collegato al sito principale rende il percorso più chiaro e più facile da aggiornare.
Come si collega il sito istituzionale al modulo di iscrizione?
Il sito istituzionale può presentare l'evento e rimandare al sito di registrazione, con grafica e messaggi coerenti. L'importante è che il passaggio sia fluido e che i dati arrivino direttamente al sistema che gestisce gli iscritti.
Quanto prima va pubblicato il sito?
Non esiste una regola unica: dipende dal pubblico e dalle scadenze, come le tariffe anticipate. Conviene comunque pubblicarlo prima dei primi inviti, anche con un programma provvisorio, così chi riceve la notizia trova subito informazioni e iscrizione.
Il sito si può riusare per le edizioni successive?
Sì, se è progettato pensando agli aggiornamenti: struttura, modulo e testi di base restano, mentre programma, date e relatori cambiano a ogni edizione.
Ti serve un sito di registrazione per il tuo evento?
Raccontaci il tuo congresso: progettiamo un sito che porta chi arriva fino all'iscrizione, collegato al sistema che gestisce iscritti, pagamenti e conferme.
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