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Il rischio più comune è quotidiano, non tecnico
Quando si parla di AI e dati, si pensa subito ad attacchi e violazioni. Nella pratica il caso più frequente è molto più semplice: una persona copia un documento in uno strumento per farsi aiutare e non sa se poteva farlo. Contratti, offerte con i prezzi, elenchi di clienti: spesso nessuno ha detto dove si può e dove no.
Vietare l'AI funziona raramente. Funziona di più dire con chiarezza che cosa si può fare, con quali strumenti e con quali dati.
Questo articolo dà indicazioni pratiche, non una consulenza legale: per gli aspetti di privacy e conformità conviene sempre confrontarsi con un consulente.
Tre categorie di dati, tre regole
Il modo più semplice per cominciare è dividere i dati in tre gruppi e dare a ciascuno una regola chiara.
- Dati pubblici o già diffusi. Testi del sito, cataloghi, comunicati. In genere si possono usare, rivedendo sempre il risultato.
- Dati interni non sensibili. Procedure, bozze, materiali di lavoro non riservati. Da usare solo con gli strumenti scelti dall'azienda.
- Dati riservati o personali. Contratti, offerte con prezzi, elenchi di clienti, informazioni su persone. Non vanno inseriti in strumenti pubblici; si usano solo in ambienti definiti e dopo aver chiarito le regole con un consulente.
Se stai ancora scegliendo da dove cominciare con l'AI, trovi un metodo in Da dove partire con l'AI in azienda: come scegliere il primo processo da migliorare.
Che cosa chiedere a uno strumento prima di usarlo con dati aziendali
Prima di mettere dati dell'azienda in un servizio, conviene avere una risposta a poche domande. Se non la trovi nelle condizioni d'uso, chiedila al fornitore:
- Dove e come vengono trattati i dati che inserisco?
- I miei contenuti possono essere usati per migliorare il servizio?
- Chi, in azienda e fuori, può accedere a quello che scrivo?
- Posso cancellare i dati e le conversazioni?
- Rimane una traccia di chi ha fatto che cosa?
Un assistente che lavora solo sulle fonti dell'azienda
Un'alternativa al copia e incolla è un assistente collegato a fonti approvate: documenti, listini, risposte già validate. Risponde usando quei contenuti e non quello che trova altrove. È la logica dell'assistente con intelligenza artificiale di webRay® per gli eventi, che risponde su programma, accessi e servizi usando contenuti approvati per l'evento.
Quando l'assistente deve lavorare anche con CRM, email e gestionali, serve decidere con attenzione quali dati può leggere e quali azioni può compiere. È il tema delle pagine su integrazione AI e workflow e su agenti AI e assistenti. Per un caso simile nel mondo eventi, vedi Integrare la segreteria organizzativa con i sistemi aziendali: come farlo bene.
Per esempi di AI applicata alla segreteria di un evento, vedi Segreteria eventi 4.0: come usare l'IA e IA negli eventi: come rivoluzionare l'organizzazione.
Le regole interne da scrivere: basta una pagina
- Elenca gli strumenti ammessi. Quelli che l'azienda ha scelto e controllato. Gli altri vanno usati solo con dati pubblici.
- Classifica i dati. Usa le tre categorie e aggiungi esempi tuoi: i documenti che la tua squadra usa ogni giorno.
- Decidi che cosa va sempre rivisto da una persona. Tutto ciò che esce verso clienti o fornitori, prima dell'invio.
- Indica a chi chiedere in caso di dubbio. Una persona o un indirizzo, così nessuno decide da solo.
- Spiega il perché, con esempi. Dieci minuti con casi reali funzionano meglio di un regolamento lungo.
Prima di dare dati aziendali a un assistente AI
Controlla questi sei punti
Categoria del dato nota: pubblico, interno o riservato.
Strumento ammesso dall'azienda per quel tipo di dato.
Condizioni d'uso lette, con risposte alle cinque domande.
Fonti approvate definite, se l'assistente deve rispondere ai clienti.
Revisione umana prevista prima di ogni uso verso l'esterno.
Consulente coinvolto per gli aspetti di privacy.
Domande frequenti
Dipende dallo strumento, dalle condizioni di servizio e dal tipo di dato, e non va dato per scontato. Prima verifica le condizioni d'uso e confrontati con un consulente privacy. Sì. Per questo si usano fonti approvate, regole su che cosa può rispondere e un passaggio a una persona nei casi dubbi. Aiuta, e può essere breve: strumenti ammessi, categorie di dati, che cosa va rivisto e a chi chiedere. L'importante è che sia chiara e che le persone la conoscano. Il responsabile di ogni area, insieme a chi si occupa di privacy e sicurezza. Un consulente può aiutare a impostare le categorie.Posso usare strumenti AI pubblici con i dati dei clienti?
Un assistente collegato ai miei documenti può sbagliare?
Serve una policy scritta?
Chi decide quali dati sono riservati?
Vuoi un assistente che lavori solo sui contenuti dell'azienda?
Parliamone: possiamo valutare insieme quali fonti usare, quali dati restano fuori e come tenere il controllo delle risposte.
Parliamone
