Da dove partire con l’AI in azienda: come scegliere il primo processo da migliorare

Perché la domanda giusta non è «quale AI scegliere»

Molte aziende cominciano dallo strumento: provano un assistente, poi un altro, e dopo qualche settimana l'entusiasmo cala perché non è chiaro a che cosa serva. Il problema non è la tecnologia. È che manca un punto di partenza concreto.

Per questo conviene invertire l'ordine: prima si sceglie l'attività, poi lo strumento. Il resto dell'articolo serve a fare questa scelta.

Le cinque domande per scegliere il primo processo

Prendi un'attività che ti pesa e mettila alla prova con queste domande. Più risposte positive ottieni, più è un buon candidato.

1. Si ripete? Se ogni volta è diversa è difficile standardizzarla. Rispondere alle stesse richieste, preparare lo stesso tipo di documento o aggiornare lo stesso report sono attività adatte.
2. Le informazioni necessarie esistono e sono raggiungibili? Email, CRM, listini, documenti. Se i dati sono sparsi o incompleti, il primo lavoro è metterli in ordine, e va fatto prima di qualsiasi AI.
3. Se sbaglia, quanto costa l'errore? Conviene partire dove un controllo umano è semplice, come una bozza da rivedere, e non da una risposta che arriva direttamente al cliente.
4. Il risultato si può verificare? Decidi prima come capirai se funziona, per esempio quanto tempo richiede oggi quell'attività. Misura il punto di partenza: senza, ogni miglioramento resta un'impressione.
5. C'è una persona che la conosce a fondo? Serve qualcuno che sappia dire che cosa è corretto e che cosa no. L'AI lavora meglio quando c'è un riferimento chiaro.

Esempi di primi processi per marketing e vendite

Tra le aree in cui più spesso si parte ci sono commerciale e management, contenuti e comunicazione, assistenza ai clienti. Nel lavoro quotidiano di marketing e vendite i candidati più comuni sono:

• bozze di risposta a richieste che arrivano sempre uguali;
• riepiloghi di email e note degli incontri con i clienti;
• prime bozze di preventivi da rivedere prima dell'invio;
• prime stesure di contenuti, come newsletter, schede e testi per il sito;
• report periodici assemblati da dati che esistono già.

Ognuno va messo alla prova con le cinque domande. Se i contenuti sono il tuo punto di partenza, ti può servire anche Il tuo sito non convince? Come scrivere testi web che portano contatti e, per il rapporto tra AI e visibilità, IA e indicizzazione: come ottimizzare il sito.

Se lavori nel mondo degli eventi, abbiamo raccontato esempi concreti in IA negli eventi: come rivoluzionare l'organizzazione e in Segreteria eventi 4.0: come usare l'IA.

Che cosa non scegliere come primo progetto

• Un processo che nessuno ha mai descritto. Se non riesci a spiegarlo in poche righe, non puoi verificare il risultato.
• Un'attività con dati delicati e senza regole chiare. Prima si decide quali dati possono essere usati; per gli aspetti di privacy conviene confrontarsi con un consulente.
• Una decisione importante senza controllo umano. All'inizio l'AI prepara, la persona decide.
• Tutto insieme. Un progetto che vuole cambiare dieci attività in una volta non permette di capire che cosa ha funzionato.

Dal processo scelto al primo test

Scelta l'attività, si definisce un perimetro piccolo: un tipo di richiesta, un tipo di documento, un gruppo di clienti. Si prova su casi reali, si confrontano i risultati con il punto di partenza e solo dopo si decide se estendere.

Se l'AI deve lavorare con gli strumenti che usi già, entra in gioco l'integrazione: collegare l'AI a CRM, email e gestionali, invece di usarla in una finestra di chat a parte. Le due strade sono descritte nelle pagine su agenti AI e assistenti e su integrazione AI e workflow.

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