Sondaggi e quiz in sala: come tenere sveglio il pubblico e misurare l’evento

Quando la sala si spegne a metà mattina

Chi organizza eventi conosce bene quel momento. Dopo il terzo intervento di fila le teste si abbassano sui telefoni, qualcuno esce a prendere un caffè e non rientra, il relatore parla a una sala che ascolta a metà. Non è colpa dei contenuti: stare seduti ad ascoltare per ore, senza mai essere chiamati in causa, stanca chiunque.

La reazione più comune è chiudere l'intervento con la classica frase "ci sono domande?". Spesso segue un silenzio imbarazzato, oppure interviene sempre la stessa persona. Il punto è che quella domanda chiede al pubblico uno sforzo grande: alzarsi, prendere il microfono, esporsi davanti a tutti. Una domanda diversa, come "cosa ne pensate?", posta nel modo giusto, chiede invece un gesto piccolo: un tocco sullo schermo del telefono.

È qui che entrano in gioco i sondaggi live durante l'evento, cioè domande rivolte alla sala a cui tutti possono rispondere in tempo reale, con i risultati che compaiono sul maxischermo pochi istanti dopo. Servono a cambiare il ritmo della sessione e, nello stesso tempo, a raccogliere informazioni che altrimenti andrebbero perse.

Come funziona un sondaggio live, dal QR code al maxischermo

Dal punto di vista del partecipante, tutto deve richiedere pochi secondi. Sul maxischermo compare un QR code, chi è in sala lo inquadra con la fotocamera del telefono e si ritrova nella pagina del sondaggio. Non c'è un'app da scaricare né un account da creare: si risponde dal browser. Con pollMe, il software di sondaggi e quiz per eventi di I.T.S. Planet, il partecipante inserisce il proprio nome solo se l'organizzazione lo richiede, poi vede la domanda attiva e risponde in pochi tocchi.

Quando la votazione non è ancora aperta, la pagina lo dice con chiarezza, così nessuno resta a fissare uno schermo vuoto chiedendosi se qualcosa non funziona. Quando la regia apre il voto, la domanda compare su tutti i telefoni nello stesso momento. Quando lo chiude, i risultati possono comparire sul maxischermo, sul telefono dei partecipanti o su entrambi, a seconda di come si è deciso di condurre la sessione.

È proprio la semplicità a far funzionare questa sequenza: ogni passaggio in più, che sia una registrazione o un download, fa perdere una parte della sala. Lo stesso principio vale per tutti gli strumenti di partecipazione, come abbiamo raccontato in La sala si distrae? Gli strumenti per coinvolgere il pubblico di un evento dal vivo.

Quale formato usare: votazione, quiz, word cloud o valutazione

"Sondaggio" è una parola che copre situazioni molto diverse. Chiedere alla sala quale tema approfondire nel pomeriggio non è la stessa cosa che verificare se un concetto è stato capito, o raccogliere le parole che il pubblico associa a un nuovo prodotto. Per questo conviene scegliere il formato in base all'obiettivo del momento, non in base a quello che sembra più spettacolare.

La scelta multipla è il formato più diretto: una domanda, alcune opzioni, risultati immediati sotto forma di barre, torta o ciambella. È adatta alle votazioni rapide, alla scelta di un argomento, a un sondaggio di opinione su una proposta. La word cloud, o nuvola di parole, raccoglie parole e concetti e mette in evidenza quelli più ricorrenti: è utile per aprire una sessione chiedendo le aspettative del pubblico, o per chiuderla facendo emergere le idee che sono rimaste. Le domande aperte lasciano spazio a commenti, proposte e suggerimenti liberi, che la regia può leggere e valorizzare durante la sessione. Il rating, con stelle o scala numerica, serve a raccogliere valutazioni strutturate su una sessione, un relatore o un servizio.

La tabella riassume quando ha senso usare ciascun formato.

Una buona regola pratica è non usare più di due o tre formati diversi nella stessa sessione. Cambiare continuamente tipo di domanda trasforma la partecipazione in un esercizio di istruzioni.

Quiz e classifiche: quando il gioco aiuta a ricordare

Il quiz aggiunge alla domanda un elemento che cambia l'atmosfera della sala: la sfida. Con un quiz a risposta corretta, ogni domanda ha un tempo per rispondere e alla fine compare una classifica dei partecipanti. Con un quiz a punteggio ogni risposta può valere un numero diverso di punti e, a parità di punti, conta anche la velocità.

Il quiz non è solo intrattenimento. In un corso di formazione o in una convention commerciale può servire a verificare che i messaggi principali siano arrivati: se metà della sala sbaglia la stessa domanda, il relatore sa su cosa tornare. In un evento con sponsor può diventare un momento dedicato a un partner, con domande sui suoi prodotti e una classifica finale.

Il rischio da evitare è trasformare ogni pausa in un gioco. Il quiz funziona quando è raro e ben posizionato, per esempio dopo un blocco di interventi densi o in apertura del pomeriggio. Se ti interessa approfondire il legame tra gioco, apprendimento e relazioni tra partecipanti, lo abbiamo raccontato in Gamification per eventi: come coinvolgere pubblico e networking.

Regia, relatore e maxischermo: chi fa cosa

Un sondaggio in sala coinvolge tre figure, e la sessione funziona bene solo se ognuna sa qual è il proprio ruolo. La prima è la regia, cioè la persona che dal pannello di controllo prepara le domande, pubblica il QR code, apre e chiude le votazioni e decide quando mostrare i risultati. In pollMe la regia vede in tempo reale quanti utenti sono attivi e quante risposte stanno arrivando, e può tenere i risultati nascosti finché non è il momento giusto per svelarli.

La seconda è il relatore, che non dovrebbe mai occuparsi della parte tecnica. Per questo ha a disposizione una vista dedicata su tablet o iPad: vede la domanda attiva e l'andamento delle risposte, ma non ha accesso ai comandi della regia. Così può commentare i risultati mentre arrivano, senza chiedere a voce cosa sta succedendo.

La terza è il maxischermo, che sia un proiettore, un LED wall, un monitor di sala o la regia video di uno streaming. La vista per il palco mostra il QR code per entrare quando il voto non è aperto, e si trasforma nella visualizzazione dei risultati quando arrivano le risposte. Si adatta ai formati più comuni, dal 16:9 dei proiettori ai display verticali dei totem, così il risultato resta leggibile anche dal fondo della sala.

Lo stesso schema a tre ruoli vale per le domande dal pubblico: se nella stessa sessione vuoi raccogliere anche quelle, trovi come organizzarle in Domande dal pubblico durante il convegno: come raccoglierle senza microfoni che passano di mano, dedicato ad askMe. E se accanto ai sondaggi vuoi portare sullo schermo anche foto e post dei partecipanti, il complemento naturale è un social wall come eventWall.

Misurare l'evento: dal voto in sala al report finale

C'è un secondo motivo per usare i sondaggi live: misurare l'evento. Spesso l'unico riscontro disponibile è l'impressione di chi era in sala, e un questionario inviato via email il giorno dopo arriva quando l'attenzione è già altrove.

Chiedere un giudizio in sala, invece, significa raccogliere il parere delle persone nel momento in cui hanno appena vissuto la sessione. Una valutazione a stelle alla fine di ogni intervento, una domanda aperta su cosa migliorare, una word cloud sulle parole che restano: sono informazioni utili per chi organizza, per i relatori che vogliono capire come è andata e per gli sponsor che chiedono un riscontro sul proprio momento.

Perché questi dati servano davvero, devono poter uscire dallo strumento. A fine evento pollMe permette di esportare in un file Excel sondaggi, risposte e risultati, con conteggi, percentuali, punteggi, tempi e medie. Da lì si costruisce il consuntivo per il cliente, si preparano i contenuti del follow-up o si confrontano le edizioni di anno in anno. Se nel report compaiono dati riferiti a persone identificabili, come il nome inserito all'accesso, conviene definire con il proprio consulente come informare i partecipanti e per quanto tempo conservare i dati.

Per un quadro più ampio degli strumenti con cui si misura e si alimenta la partecipazione, puoi leggere anche Engagement eventi: gli strumenti più richiesti.

Come preparare i sondaggi della tua sessione in 5 passi

Un sondaggio ben riuscito si decide quasi tutto prima dell'evento. Questi sono i passaggi da seguire insieme a relatori e regia.

1. Definisci l'obiettivo di ogni domandaPer ogni sondaggio chiediti a cosa serve: cambiare ritmo, verificare un concetto, scegliere un tema, raccogliere un giudizio. Se non c'è un obiettivo chiaro, la domanda si può togliere.
2. Scegli il formato e scrivi le domandeAbbina a ogni obiettivo il formato più adatto e scrivi domande brevi, con poche opzioni leggibili da lontano. Prepara tutto in anticipo nel pannello di regia, sessione per sessione.
3. Concorda i momenti con il relatoreDecidi insieme in quale punto dell'intervento lanciare ogni sondaggio e come il relatore commenterà i risultati. Inserisci un richiamo nelle slide, così il passaggio risulta naturale.
4. Prova schermo, tablet e connessioneVerifica il formato del maxischermo, la leggibilità del QR code, la vista del relatore e la rete in sala. Per regia, schermo e pubblico serve una connessione stabile.
5. Esporta e condividi i risultatiA fine evento scarica il report, condividi con relatori e sponsor ciò che li riguarda e annota cosa ha funzionato per la prossima edizione.

Checklist prima di salire sul palco

Pochi minuti prima dell'inizio, controlla questi punti con la regia.

Domande frequenti