Engagement negli eventi: gli strumenti più richiesti per un pubblico attivo e partecipe

Quante volte hai sentito la frase "il contenuto è re"? Nel mondo degli eventi, potremmo parafrasarla con "l'engagement è il re". Un partecipante coinvolto è un partecipante soddisfatto, che ricorderà il tuo brand, condividerà la sua esperienza positiva e tornerà per le edizioni future.

Secondo una ricerca di Markletic, l'81% degli organizzatori di eventi utilizza i sondaggi per aumentare l'interazione, evidenziando come la partecipazione attiva sia ormai un obiettivo primario.

Ignorare l'engagement significa sprecare l'enorme potenziale di un evento come strumento di marketing, formazione e networking. Significa ridurre il ritorno sull'investimento (ROI) e lasciare che il messaggio del tuo brand si perda nel rumore di fondo. Fortunatamente, la tecnologia ci offre un arsenale di soluzioni per combattere la passività e creare esperienze dinamiche.

Perché l'engagement è il vero metro del successo di un evento

Prima di esplorare gli strumenti più efficaci, è fondamentale capire perché l'engagement sia così cruciale. Un alto livello di interazione non è solo un "nice to have", ma un indicatore chiave di performance (KPI) con benefici concreti.

• Migliore memorizzazione dei contenuti: Le persone imparano e ricordano di più quando sono coinvolte attivamente. Se il tuo evento ha uno scopo formativo, l'interazione è essenziale per garantire che i messaggi chiave vengano assimilati.
• Aumento della soddisfazione dei partecipanti: Un ospite che si sente parte dell'evento, che può porre domande, esprimere opinioni e connettersi con gli altri, valuterà l'esperienza in modo molto più positivo.
• Generazione di dati e insight preziosi: Strumenti come sondaggi e Q&A in tempo reale non solo coinvolgono il pubblico, ma forniscono agli organizzatori dati preziosissimi sulle preferenze, i dubbi e gli interessi dei partecipanti.
• Networking di qualità: Facilitare le connessioni tra i partecipanti è uno dei motivi principali per cui le persone frequentano gli eventi. Un buon engagement crea un ambiente fertile per un networking efficace e spontaneo.

I 10 strumenti più richiesti per aumentare l'interazione

Analizziamo ora quali sono le tecnologie e le strategie che gli ospiti non solo apprezzano, ma che ormai si aspettano di trovare a un evento moderno, sia esso fisico, virtuale o ibrido.

1. Piattaforme flessibili come eventMe e app dedicate

L'hub centrale di ogni evento moderno non è più solo un'app, ma una piattaforma di engagement completa. Mentre le app dedicate sono ottime per centralizzare informazioni, soluzioni avanzate come eventMe portano l'interazione a un livello superiore. Grazie ai suoi moduli personalizzabili, consente la creazione di moltissime attività di engagement, dando ai creativi la libertà di inventarsi ciò che ritengono più efficace per il loro pubblico. Questo approccio trasforma l'app da semplice contenitore di informazioni a vero motore dell'evento.

• Esempio pratico: Utilizzando una piattaforma come eventMe, un organizzatore crea un'agenda interattiva, un gioco a punti basato sulla visita degli stand e una sessione di Q&A live, tutto gestito da un'unica interfaccia e personalizzato con la grafica dell'evento.
• Suggerimento: Per una consulenza su come integrare queste tecnologie e  aiutarti a scegliere la soluzione migliore, contattaci.

2. Sondaggi e votazioni in tempo reale (live polling)

Nulla rompe la monotonia di una presentazione frontale come un sondaggio in tempo reale. Questi strumenti permettono di porre domande al pubblico e visualizzare immediatamente i risultati aggregati sullo schermo.

• Esempio pratico: Uno speaker chiede: "Quale di queste strategie di marketing avete già implementato?". I partecipanti votano tramite smartphone e un grafico a torta si aggiorna in tempo reale, mostrando le risposte e stimolando la discussione.
• Statistica: Secondo EventMB, il 75% degli organizzatori di eventi ritiene che la tecnologia possa avere un impatto molto positivo sull'engagement dei partecipanti.

3. Sessioni di Q&A (domande e risposte) moderate

Le tradizionali sessioni di Q&A con il microfono possono essere caotiche e intimidatorie. Le piattaforme digitali permettono a tutti di inviare domande tramite il proprio dispositivo in modo discreto e organizzato.

• Esempio pratico: Durante un panel, i partecipanti inviano le loro domande tramite un'app. Gli altri possono votare le domande più interessanti ("upvoting"), portandole in cima alla lista e garantendo che il moderatore ponga quelle più rilevanti per la maggioranza del pubblico.
• Suggerimento: Assicurati di avere un moderatore dedicato a filtrare e organizzare le domande in arrivo per ottimizzare i tempi.

4. Gamification: il gioco che coinvolge

Introdurre elementi di gioco (punti, classifiche, badge) è una delle strategie più potenti per stimolare la partecipazione. La gamification per eventi aziendali trasforma attività-chiave in una competizione divertente.

• Esempio pratico: I partecipanti guadagnano punti scansionando i QR code negli stand degli espositori, rispondendo a quiz tematici e scambiandosi contatti digitali. Una classifica live proiettata negli spazi comuni mostra i "top player", con premi finali per i vincitori.
• Suggerimento: I premi non devono essere necessariamente costosi. A volte, un accesso esclusivo o un incontro con uno speaker può essere più ambito di un gadget.

5. Strumenti di networking e matchmaking

Molti partecipano agli eventi con l'obiettivo primario di creare connessioni professionali. Facilitare questo processo è un valore aggiunto enorme e un fattore critico di successo.

• Esempio pratico: Un'app per eventi con matchmaking basato sull'IA suggerisce ad ogni partecipante una lista di persone con interessi professionali simili. Gli utenti possono quindi richiedere un incontro di 15 minuti in un'area networking dedicata.

6. Social wall e feed di attività

Un social wall proietta su uno o più schermi i post dai social media che utilizzano l'hashtag ufficiale dell'evento. È un modo fantastico per creare un senso di comunità e amplificare la visibilità dell'evento online.

• Esempio pratico: Durante i coffee break, i partecipanti vedono le loro foto e i loro commenti apparire sul maxischermo, sentendosi parte di una conversazione più grande e incentivando altri a postare.
• Suggerimento: Assicurati di moderare il feed per evitare la visualizzazione di contenuti inappropriati.

7. Lavagne interattive e sessioni di brainstorming digitale

Per workshop e sessioni collaborative, gli strumenti di brainstorming digitale (come Miro o Mural) sono essenziali, soprattutto in contesti ibridi.

• Esempio pratico: Un moderatore lancia un tema di discussione e tutti i partecipanti, sia in sala che da remoto, possono aggiungere le proprie idee su post-it virtuali in una lavagna condivisa.
• Suggerimento: Questi strumenti sono perfetti per raccogliere feedback creativi.

8. Photo booth digitali e con filtri AR

Andando oltre il classico photo booth, le versioni digitali offrono GIF animate, boomerang e filtri in realtà aumentata (AR) personalizzati con il logo dell'evento.

• Esempio pratico: Un ospite si scatta una foto con un filtro AR che proietta il logo dell'evento o un elemento grafico a tema. La foto viene immediatamente inviata alla sua email, pronta per essere condivisa sui social.
• Statistica: I contenuti generati dagli utenti (UGC) ottengono tassi di engagement più alti e sono percepiti come più autentici.

9. Piattaforme per eventi ibridi e virtuali

Per eventi non esclusivamente fisici, la scelta della piattaforma è determinante. Le migliori non si limitano a trasmettere un video, ma ricreano un vero e proprio ambiente virtuale interattivo.

• Esempio pratico: Un partecipante da remoto può "sedersi" a un tavolo di networking virtuale, visitare stand 3D interattivi e partecipare a sondaggi e Q&A esattamente come un partecipante in presenza.
• Suggerimento: La gestione di un evento ibrido richiede una solida infrastruttura. 

10. Sistemi di feedback istantaneo

Capire il sentiment del pubblico in tempo reale è fondamentale. Oltre ai sondaggi, piccoli terminali o widget sull'app permettono di raccogliere feedback rapidi e onesti.

• Esempio pratico: Al termine di ogni sessione, all'uscita dalla sala sono posizionati dei piccoli totem dove i partecipanti possono premere una faccina (verde, gialla, rossa) per valutare il loro gradimento. I dati vengono raccolti in forma aggregata e anonima.
• Suggerimento: Raccogliere feedback durante l'evento, e non solo alla fine, permette di apportare eventuali correzioni in corso d'opera.

Focus on: scegliere la giusta combinazione di strumenti

Non esiste una formula magica valida per tutti. La scelta degli strumenti di engagement più adatti dipende da fattori strategici:

• Gli obiettivi dell'evento: Vuoi massimizzare il networking, favorire l'apprendimento o raccogliere lead? Ogni obiettivo predilige strumenti diversi.
• Il tipo di pubblico: Un pubblico giovane e tech-savvy potrebbe apprezzare la gamification, mentre un pubblico più senior preferirà strumenti più semplici e diretti.
• Il budget a disposizione: Molti strumenti sono scalabili, con versioni base gratuite o a basso costo e funzionalità premium più avanzate.
• La natura dell'evento (fisico, virtuale o ibrido): Assicurati che gli strumenti scelti funzionino senza problemi e non creino disparità tra i partecipanti.

In conclusione, investire in tecnologie per l'engagement non è più un lusso, ma una necessità strategica. Trasformare i partecipanti da semplici spettatori a protagonisti attivi è la chiave per creare eventi di successo, che lasciano un'impressione duratura e garantiscono un ritorno sull'investimento tangibile. Per una consulenza completa su come integrare queste tecnologie nella tua strategia, contatta il team di esperti di www.itsplanet.com.