Spesso i Clienti ci chiedono se esiste un metodo per evitare che le mail finiscano nello spam durante gli invii di STD o inviti dalle segreterie organizzative web. La risposta è no, però una serie di accorgimenti possono limitare molto questo fenomeno.
Check-in evento con qr code: come farlo se ho solo la lista dei partecipanti
L'organizzazione del tuo evento procede spedita: la fase di registrazione si è conclusa con successo, la lista dei partecipanti è confermata e la segreteria organizzativa ha gestito la raccolta delle adesioni. Tuttavia, emerge un'esigenza logistica fondamentale per il giorno dell'evento: come gestire il flusso degli ospiti in modo rapido e digitale?
Sommario
- 1. Registrazione e accreditamento: due fasi, tecnologie diverse
- 2. Le sfide di un check-in analogico nell'era digitale
- 3. La soluzione tecnologica: importare, generare e inviare
- 4. Il nostro processo step-by-step: dalla lista excel al check-in con goahead+
- 5. I requisiti di un software per l'integrazione del check-in
- 6. Focus On: Creare l'email di convocazione perfetta (quella con il qr code)
Registrazione e accreditamento: due fasi, tecnologie diverse
È fondamentale comprendere che la gestione di un evento si compone di fasi distinte, ognuna con le sue necessità tecnologiche. La prima fase è la registrazione, il cui scopo è raccogliere le adesioni. Molti software e piattaforme (dai semplici moduli online a sistemi di ticketing) svolgono questo compito in modo eccellente.
La seconda fase è l'accreditamento (o check-in), che avviene il giorno dell'evento e riguarda la gestione fisica degli accessi. Questa fase richiede funzionalità specifiche:
- Generazione di un identificativo unico e scannerizzabile (il QR code).
- Un database centralizzato che si aggiorni in tempo reale.
- Un'applicazione mobile per la scansione rapida.
Il punto di scollamento nasce quando la piattaforma usata per la prima fase non possiede le funzionalità per la seconda. Non si tratta di una mancanza della segreteria, ma di una limitazione intrinseca degli strumenti che ha utilizzato, i quali non sono stati progettati per il controllo accessi eventi con smartphone.
Le sfide di un check-in analogico nell'era digitale
Quando manca un sistema di QR code, l'unica alternativa è tornare a un check-in analogico, basato su elenchi cartacei o digitali (es. fogli di calcolo). Questo approccio, tuttavia, presenta diverse sfide operative che possono impattare sulla qualità dell'evento.
- Flusso di ingresso rallentato: La ricerca manuale di un nome su una lista richiede un tempo significativamente maggiore rispetto a una scansione. Questo crea inevitabilmente code e attese, specialmente nei momenti di massima affluenza.
- Mancanza di dati live: Con un sistema manuale è impossibile avere una visione d'insieme in tempo reale su quanti e quali ospiti sono presenti. Questo dato è invece prezioso per coordinare le attività interne (es. inizio lavori, servizio catering).
- Percezione di scarsa innovazione: Nell'era della digitalizzazione, un check-in gestito con carta e penna può trasmettere un'immagine aziendale poco al passo con i tempi, vanificando magari gli sforzi fatti in altri ambiti dell'organizzazione.
- Maggior carico di lavoro per il personale: Il team al desk di accoglienza è sottoposto a maggiore stress e deve essere numericamente superiore per gestire lo stesso numero di persone rispetto a un sistema automatizzato. L'obiettivo di velocizzare il check-in dell'evento aziendale diventa irraggiungibile.
La soluzione tecnologica: importare, generare e inviare
La soluzione per superare i limiti della piattaforma di registrazione iniziale è semplice e potente: utilizzare un software specializzato per l'accreditamento che possa "entrare in gioco" in un secondo momento.
Il processo si articola in tre passaggi chiave:
- Importazione della lista: Il file con i dati dei partecipanti (es. Excel, CSV) viene caricato nel nuovo sistema.
- Generazione dei QR Code: La piattaforma specializzata crea un QR code univoco per ogni partecipante registrato nella lista.
- Invio della convocazione: Viene inviata una nuova email a tutti i partecipanti, contenente il QR code personale e istruzioni chiare per l'accesso.
Questo flusso di lavoro permette di implementare una gestione check-in eventi con QR code professionale senza dover modificare il processo di registrazione iniziale e senza creare disagi per il partecipante.
Il nostro processo step-by-step: dalla lista excel al check-in con goAhead+
Ecco come, in qualità di partner tecnologico, affrontiamo questa esigenza specifica utilizzando la nostra piattaforma dedicata, goAhead+, un esempio perfetto di software gestione accrediti eventi.
Step 1: Acquisizione e analisi della lista partecipanti
Riceviamo dal cliente la lista degli iscritti nel formato in cui è disponibile. Il nostro primo passo è analizzare la struttura del file per assicurarci che contenga le informazioni minime per procedere: nome, cognome e indirizzo email.
Step 2: Validazione e pulizia dei dati (data cleansing)
Questo passaggio è fondamentale per garantire un risultato impeccabile. Eseguiamo una "bonifica" della lista per:
- Identificare e rimuovere record duplicati.
- Verificare la sintassi degli indirizzi email per ridurre i mancati recapiti.
- Standardizzare la formattazione dei dati per una gestione omogenea.
Step 3: Importazione guidata su goAhead+
La lista "pulita" viene importata nel sistema. La piattaforma goAhead+ permette di mappare facilmente le colonne del file originale (es. "Nominativo") con i campi del suo database, garantendo un'acquisizione dei dati precisa.
Step 4: Generazione massiva e associazione dei qr code
Una volta importati i dati, goAhead+ genera istantaneamente un QR code univoco per ogni partecipante, associandolo in modo indissolubile al suo profilo.
Step 5: Invio della comunicazione con qr code
Prepariamo l'invio di un'email professionale a tutta la lista. Un dettaglio tecnico importante è l'indirizzo del mittente: per garantire la massima coerenza e riconoscibilità per il partecipante, la nostra piattaforma permette di configurare l'invio sia da un indirizzo email creato per l'occasione (es. `checkin@nomeevento.it`), sia utilizzando lo stesso indirizzo della segreteria organizzativa che ha gestito la prima comunicazione. Questa flessibilità è cruciale per mantenere un flusso di comunicazione omogeneo e autorevole. L'email, come vedremo nel "Focus On", è studiata per essere percepita come il pass ufficiale per l'evento.
Step 6: Setup dell'app di scansione per l'evento
Forniamo al team di accoglienza le credenziali per accedere all'app per check-in eventi con QR code di goAhead+. L'app, installabile su qualsiasi smartphone, è l'unico strumento di cui avranno bisogno il giorno dell'evento per scansionare i codici e registrare gli ingressi.
I requisiti di un software per l'integrazione del check-in
Per questo tipo di intervento, non tutte le soluzioni QR code per accredito ospiti sono uguali. Lo strumento ideale deve possedere:
- Capacità di importazione flessibile: Deve accettare i formati di file più comuni e guidare l'utente nella mappatura dei campi.
- Motore di comunicazione integrato e flessibile: Deve permettere di inviare email massive e personalizzate, usando i dati importati e consentendo di configurare il mittente.
- Piattaforma di scansione affidabile: L'app per il check-in deve essere intuitiva, veloce e possibilmente dotata di modalità offline per garantire operatività anche senza una connessione internet stabile.
Focus on: creare l'email di convocazione perfetta (quella con il qr code)
La comunicazione che accompagna il QR code è tanto importante quanto la tecnologia stessa. Deve essere chiara, professionale e posizionare l'invio del codice come un passaggio standard e previsto del processo.
Elementi chiave di un'email efficace:
- Oggetto preciso: "Il tuo pass per l'Evento X" o "Conferma di partecipazione e QR Code per l'accesso".
- Mittente riconoscibile: Come anticipato, l'email dovrebbe provenire da un indirizzo che l'utente già associa all'evento o che sia chiaramente istituzionale, per massimizzare il tasso di apertura e la fiducia.
- Branding coerente: Utilizzare loghi e grafica dell'evento per coerenza.
- Spiegazione chiara: Iniziare subito con il punto chiave. "Gentile Mario Rossi, ti ringraziamo per la tua iscrizione. Usa il QR Code qui sotto per un accesso rapido e prioritario all'evento."
- QR code in primo piano: Il codice deve essere grande, leggibile e posizionato nella parte alta dell'email.
- Istruzioni operative: Aggiungere una breve guida. "Come usare il tuo pass: 1. Mostra questo codice (da smartphone o stampato) al desk check-in. 2. Il nostro staff lo scansionerà per validare il tuo ingresso."
- Riepilogo dei dettagli dell'evento: Includere sempre un promemoria con data, orario e location.
Una comunicazione ben eseguita assicura che il partecipante percepisca il processo come fluido e ben organizzato, valorizzando l'immagine dell'evento. e.
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