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Dal foglio di carta al check-in digitale
Liste stampate, penne e un ampio margine di errore: il vecchio accredito è ormai superato. Un check-in digitale non si limita a far entrare le persone, ma registra chi è arrivato, quando e, se serve, con quale conferma. È anche una fonte di dati utili per organizzare le edizioni successive.
Esistono tre metodi principali, che rispondono a tre esigenze diverse: entrare in fretta, avere la certezza della presenza, raccogliere un consenso o un accordo. Se vuoi prima capire cosa può andare storto in un accredito, leggi Accrediti all'evento: i 5 errori che creano code e stress, e come evitarli.
QR code: quando conta la velocità
Ogni partecipante riceve per email un biglietto con un codice QR univoco. All'ingresso un operatore lo scansiona con uno smartphone o con un lettore: in pochi secondi il sistema verifica che il codice sia valido e registra l'entrata.
- Punti di forza: è il metodo più rapido, riduce molto le code e richiede poco personale. Codici e invii si generano in automatico dalla registrazione online, e vedi l'affluenza in tempo reale.
- Da tenere presente: il codice conferma che il biglietto è valido, non chi lo sta presentando. Se serve verificare anche l'identità, l'operatore può abbinare un controllo visivo del documento, secondo la procedura che stabilisci.
- Ideale per: fiere, congressi, concerti e in generale eventi con molte persone dove la rapidità è la priorità.
Trovi il nostro sistema in accredito con scansione QR code. Se hai più ingressi da gestire, leggi anche Troppi varchi, troppe code?
Spunta digitale: quando serve la certezza della presenza
Con la spunta digitale l'operatore cerca il nominativo nell'elenco degli invitati e lo segna come presente su un tablet o altro dispositivo, senza carta. Il QR code ti dice che un biglietto è stato usato; la spunta registra, per ogni persona, che qualcuno l'ha accolta e verificata.
- Punti di forza: lavora su elenchi nominativi, mostra lo stato di accesso di ciascun invitato, tiene traccia degli operatori e produce un report finale delle presenze.
- Da tenere presente: è un po' più lenta del QR code, perché passa da un controllo manuale. Il livello di verifica (per esempio un controllo del documento) dipende dalla procedura che decidi per l'evento.
- Ideale per: liste di invitati, corsi, assemblee e workshop a numero chiuso, dove conta sapere con precisione chi c'era. Se servono report di presenza per crediti formativi o per un ente, chiedi prima a quest'ultimo quali prove richiede.
Maggiori dettagli in accredito con spunta digitale.
Firma elettronica: quando serve un consenso o un accordo
La firma elettronica non serve solo a registrare una presenza: serve a formalizzare un consenso, una liberatoria o un accordo. Il partecipante firma su un tablet al desk di accredito, senza carta. Può essere utile per liberatorie sulla privacy, consensi, accordi di riservatezza (NDA) o autorizzazioni per riprese video.
Non tutte le firme elettroniche sono uguali. In sintesi, e in modo semplificato:
- Firma elettronica semplice: è la forma più leggera. Un giudice la valuta caso per caso, in base alle caratteristiche con cui è stata raccolta.
- Firma elettronica avanzata (FEA): collega la firma al firmatario con garanzie più forti e rende il documento non modificabile. In Italia un documento firmato con FEA soddisfa il requisito della forma scritta per molti atti.
- Firma elettronica qualificata (FEQ) e firma digitale: è il livello più alto. Il regolamento europeo eIDAS (art. 25) le riconosce effetto giuridico equivalente alla firma autografa. Alcuni atti, come certi contratti immobiliari, per legge richiedono proprio questo livello.
Il tipo di firma adatto dipende da cosa fai firmare e dalla soluzione scelta. Per documenti con valore contrattuale, confrontati con un consulente legale prima di definire la procedura.
Il nostro sistema è descritto in accredito con firma digitale. Per i dati personali raccolti conviene coinvolgere anche un consulente privacy.
Il confronto in breve
| Metodo | Serve soprattutto a | Cosa registra | Ideale per |
|---|---|---|---|
| QR code | Entrare in fretta | Che un biglietto valido è stato usato, con l'orario | Fiere, congressi, concerti, grandi eventi |
| Spunta digitale | Avere la certezza della presenza | Che una persona dell'elenco è stata accolta e verificata da un operatore | Liste invitati, corsi, assemblee, workshop a numero chiuso |
| Firma elettronica | Raccogliere un consenso o un accordo | Che il partecipante ha sottoscritto un documento | Liberatorie, consensi, NDA, autorizzazioni |
Più la procedura è rigorosa, più tende ad aumentare il tempo per persona: per questo conviene scegliere il livello di controllo che serve davvero, senza eccedere.
Per scegliere, chiediti
Non devi sceglierne uno solo
Nello stesso evento possono servire metodi diversi, e una suite unica permette di usarli insieme senza cambiare sistema. Ad esempio:
- il QR code all'ingresso principale, per mantenere la fila scorrevole;
- la spunta digitale per i workshop a numero chiuso, per sapere con precisione chi partecipa;
- la firma elettronica allo stand dei relatori, per raccogliere le liberatorie per le riprese video.
I dati arrivano in un unico cruscotto, coerenti tra loro. Scopri la nostra suite di sistemi di accredito per eventi. Per altri spunti sul passaggio al digitale leggi Code all'ingresso del tuo evento? 5 motivi per passare all'accredito digitale e Software accredito eventi: le funzioni essenziali.
Un ultimo aspetto da non dimenticare: qualsiasi sistema di accredito tratta dati personali. Chiedi al fornitore come vengono conservati, per quanto tempo e chi può accedervi, e fai valutare la procedura a un consulente privacy in base al tuo evento.
Domande frequenti
Per molti eventi sì, soprattutto se la priorità è la velocità. Se devi sapere con precisione chi è presente o raccogliere consensi, conviene affiancargli la spunta digitale o la firma. È una registrazione di presenza: il suo valore dipende da come viene raccolta e da cosa richiede l'ente o il cliente che ne ha bisogno. Non è una firma. Per i casi con effetti contrattuali o formali, confrontati con un consulente. Dipende dal tipo di firma. La firma qualificata ha per il regolamento eIDAS effetto equivalente alla firma autografa; quella avanzata soddisfa in Italia la forma scritta per molti documenti; la semplice viene valutata caso per caso. Chiedi al fornitore quale tipo gestisce e verifica con un consulente legale. Sì, e spesso è la scelta migliore: QR code per l'ingresso, spunta per gli accessi controllati, firma quando serve un consenso.Il QR code basta per tutti gli eventi?
La spunta digitale ha valore legale?
La firma elettronica al desk equivale a quella su carta?
Posso usare più metodi nello stesso evento?
Non sai quale check-in scegliere?
Raccontaci il tuo evento: ti aiutiamo a individuare il metodo, o la combinazione di metodi, più adatto a numero di ospiti, ingressi e controlli richiesti.
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