La sala si distrae? Gli strumenti per coinvolgere il pubblico di un evento dal vivo

Quando la sala si distrae

Sono le tre del pomeriggio, subito dopo il pranzo. Il relatore parla da un'ora. Qualcuno controlla le email dal telefono, qualcun altro ha una domanda ma non vuole alzare la mano davanti a duecento persone. Nessuno è maleducato: semplicemente il formato è a senso unico, da chi sta sul palco a chi ascolta.

Gli strumenti interattivi servono a cambiare questo equilibrio. Permettono al pubblico di intervenire con lo smartphone, in modo semplice e anche anonimo se serve, e al relatore di capire in tempo reale come sta andando la sala. Si passa da una comunicazione "uno a molti" a una conversazione a più voci.

Domande dal pubblico: il Q&A live

Nelle sessioni di domande e risposte parlano spesso i soliti noti, o chi ha la voce più forte, mentre i più timidi restano in silenzio. Con un Q&A live i partecipanti scrivono la domanda dal proprio smartphone e la inviano alla regia. La regia la modera e la manda al moderatore sul palco, sul suo tablet o sul grande schermo.

• Vantaggio: escono domande che altrimenti non verrebbero fatte, e la moderazione evita interventi fuori tema.
• Da verificare: alcune soluzioni permettono anche di votare le domande o di inviarle in forma anonima. Non tutte lo fanno, quindi chiedilo al fornitore.

Trovi il nostro strumento in Q&A live per eventi, e fa parte anche di eventMe.

Sondaggi live: una sala che risponde

I sondaggi live sono forse lo strumento più immediato per svegliare una sala. Si chiede un parere, le persone votano dal telefono e i risultati appaiono subito sullo schermo, come grafici che si aggiornano.

Per esempio, a una convention aziendale, invece di mostrare i dati di vendita in modo passivo, un amministratore potrebbe chiedere alla platea di indovinare l'andamento dell'anno e poi svelare il dato reale. Crea attesa e dà alla sala un motivo per guardare lo schermo.

Maggiori dettagli in Sondaggi live per platea.

Gamification: quando il gioco serve all'obiettivo

La gamification applica meccaniche di gioco a un contesto professionale. Non serve a far giocare per il gusto di farlo, ma a guidare i comportamenti dentro la sede.

• Punti e classifiche: si assegnano punti per azioni specifiche, come fare una domanda, partecipare a un quiz o scansionare un QR code.
• Badge: riconoscimenti digitali che si sbloccano sul proprio profilo.
• Premi: se l'evento li prevede, l'impegno virtuale può diventare un premio da ritirare sul posto. In questo caso possono valere regole sui concorsi e sulle operazioni a premio, da verificare con un consulente.

Un esempio efficace è la caccia al tesoro: gli ospiti trovano QR code nascosti nei vari spazi per sbloccare indizi e badge, e si spostano tra le aree dell'evento, stand dei partner compresi. Su come usare questi meccanismi anche per valorizzare gli sponsor, leggi Gestione sponsor eventi: come centralizzare e valorizzare, e per un approfondimento sul tema Gamification per eventi: come coinvolgere pubblico e networking.

Networking: aiutare le persone a conoscersi

Uno dei motivi per cui le persone partecipano agli eventi dal vivo è conoscere altre persone, ma rompere il ghiaccio con degli sconosciuti non è facile. Gli strumenti digitali possono fare da facilitatori:

• Abbinamenti per interessi: in base alle informazioni inserite nei profili, la piattaforma suggerisce chi potrebbe valere la pena incontrare.
• Chat 1-a-1: messaggi privati all'interno della web app, senza dover scambiare numero di telefono o email personali.
• Biglietto da visita digitale: un QR code che, scansionato, salva i dati di contatto nella rubrica dell'altro.
• Incontri prenotati: la possibilità di fissare un appuntamento in presenza direttamente dall'app.

Ricorda che in questi casi si trattano dati personali: i profili dovrebbero contenere solo ciò che le persone scelgono di condividere, con un'informativa chiara. Fai valutare la procedura a un consulente privacy.

Come scegliere gli strumenti giusti

Non serve usare tutti gli strumenti: serve usare quelli giusti per il tuo pubblico e per l'obiettivo di ogni sessione.

Per approfondire due di questi punti, leggi Web app eventi: perché preferirle alle native e Piattaforma eventi con il tuo marchio: perché conviene.

Misurare cosa è successo

Molti organizzatori smontano il palco e dimenticano i dati. Quando lo strumento li raccoglie, vale la pena guardare almeno:

• Quanti lo hanno usato rispetto ai presenti in sala;
• Quando la partecipazione è salita e quando è calata, per costruire meglio il programma delle prossime edizioni;
• Quali temi hanno generato più domande nel Q&A;
• Come hanno risposto i partecipanti ai sondaggi di gradimento e ai questionari finali.

Quali dati sono disponibili dipende dalla soluzione. Fai attenzione a non attribuire allo strumento risultati commerciali che dipendono da molti fattori: è più utile confrontare i dati con gli obiettivi definiti prima dell'evento.

Domande frequenti