English 
Lingue e layout corretti
Interfacce, moduli e comunicazioni possono essere adattati a italiano, inglese e arabo con gestione Right-to-Left.
Perché nasce webRay®
Supera i limiti della gestione eventi tradizionale.
Quando anagrafiche, comunicazioni, pagamenti, logistica e accrediti vivono in strumenti separati, la Segreteria perde tempo e visione.
Informazioni frammentate
Un dato unico, sempre aggiornato
Anagrafiche, risposte, pagamenti, camere, viaggi e accrediti finiscono spesso in file diversi. webRay® li riporta dentro un ambiente centralizzato, riducendo duplicazioni e versioni non allineate.
Attività ripetitive
Automazioni dove servono davvero
Inviare comunicazioni, associare documenti, aggiornare liste o preparare report può assorbire molte ore. webRay® automatizza le operazioni ricorrenti e libera tempo per le decisioni importanti.
Mancanza di controllo
Una regia sempre leggibile
Senza una dashboard condivisa è difficile capire chi ha risposto, quali dati mancano, quali pagamenti sono incompleti o come procedono gli accrediti. webRay® trasforma i dati operativi in informazioni subito utilizzabili.
Premium
Edition
Edition
La nostra soluzione
webRay®, la regia modulare che segue il flusso reale dell’evento
Prima dell’attivazione vengono definiti profili, dati da raccogliere, regole di iscrizione, servizi, comunicazioni, pagamenti, logistica, accrediti e utenti autorizzati.
La piattaforma viene quindi configurata sul progetto, senza imporre procedure rigide o poco coerenti con l’organizzazione.
Flessibilità modulare
Attivi solo i moduli necessari e li adatti a eventi piccoli, congressi complessi, roadshow, convention e format internazionali.
Processi automatizzati
Dall’invito alla registrazione, dalla rooming list all’invio documenti, dalle comunicazioni ai report: meno passaggi manuali, più continuità operativa.
Dati sempre allineati
Ogni reparto lavora sulle stesse anagrafiche aggiornate: segreteria, hospitality, hotel, transfer, amministrazione e desk accredito.
Accredito integrato
Compatibile con goAhead, goAhead+ e signMe, per una gestione degli accessi completa, sicura e tracciabile.
Comunicazioni multicanale
Email, notifiche push e SMS lavorano insieme per inviti, reminder, convocazioni, aggiornamenti logistici e comunicazioni post-evento.
Sito o Web App
Offri ai partecipanti un sito o una web app dedicata, con contenuti, moduli e servizi coerenti con lingua, profilo e ruolo.
Event Technology internazionale
Pronta per eventi tra Europa e Medio Oriente, multilingua e GCC Ready
webRay® supporta progetti internazionali e multilingua, inclusa la lingua araba con compatibilità Right-to-Left. Siti, moduli, email, web app, QR code e comunicazioni restano coordinati in un percorso coerente per ogni profilo ospite.
Italiano / English / العربية
Right-to-Left
GCC Ready
VIP & VVIP
Remote & onsite
Percorsi VIP e hospitality
Inviti, accompagnatori, accessi riservati, hotel e transfer seguono regole diverse in base al profilo ospite.
Supporto operativo
Setup, desk accredito e assistenza possono essere coordinati da remoto o onsite durante le fasi critiche dell’evento.
Core Technology
Le cinque aree principali di webRay®
Dashboard, anagrafe, comunicazioni, report e sito di registrazione lavorano insieme per accompagnare la Segreteria dalla preparazione al follow-up.
Sguardo Strategico
Dashboard & Real-time KPI
La Dashboard è il centro di controllo dell’evento: grafici, indicatori e widget personalizzabili rendono leggibili registrazioni, attività, pagamenti, comunicazioni e accrediti.
- Monitoraggio iscrizioni in tempo reale
- Completezza dei dati richiesti
- Stato dei pagamenti e delle comunicazioni
- Indicatori KPI personalizzabili
Relazione & Precisione
Gestione Anagrafica Granulare
Ogni ospite dispone di una scheda personale con dati, profilo, stato dell’invito, servizi, accompagnatori, viaggi, hotel, richieste speciali, consensi e storico comunicazioni.
- Profilazione VIP, relatori e sponsor
- Rooming list, travel list e transfer list
- Registro richieste speciali, privacy e dietary
- Gestione accompagnatori collegati
Voce del Brand
Mailing Automation Sistematica
Il modulo Mailing permette di creare, programmare e inviare comunicazioni personalizzate dal back-office, con template coordinati, campi dinamici e archivio storico.
- Editor visuale per template personalizzati
- Campi dinamici per messaggi personalizzati
- Invio massivo, segmentato e programmato
- Archivio delle comunicazioni per ospite
Business Intelligence
Reporting & Data Export
La Segreteria può interrogare il database senza competenze tecniche, selezionando campi, ordinamento e filtri per produrre estrazioni mirate in Excel.
- Preset per reparti e fornitori
- Ordinamento dinamico delle colonne
- Filtri per arrivi, hotel, transfer, pagamenti e accrediti
- Consultazione storico report generati
Identità & Engagement
Site Creation CMS No-Code
Il sito di registrazione può essere creato e aggiornato dalla piattaforma, con logo, colori, testi, immagini, agenda, location, FAQ, documenti e moduli profilati.
- Editor no-code per testi e immagini
- Contenuti differenziati per profilo
- Multilingua per eventi internazionali
- Link riservati per eventi ibridi o virtuali
Engineering for Complexity
Funzionalità avanzate, attivate solo quando servono.
Accredito, pagamenti, documenti personali, notifiche e AI si innestano sullo stesso flusso di Guest Management, senza creare silos paralleli.
Chatbot con Intelligenza Artificiale (IA)
Un assistente disponibile 24/7 risponde su programma, location, accessi, orari, servizi e registrazione, usando contenuti approvati per l’evento.
Sistemi di accredito integrati
Sincronizzazione con goAhead, goAhead+ e signMe per spunta digitale, scansione QR code e firma su tablet.
Invio massivo biglietteria in PDF
Biglietti, voucher, conferme alberghiere e documenti personali vengono associati agli ospiti corretti e inviati in modo massivo.
Sistema di pagamenti integrati
Stripe, PayPal e Nexi possono gestire quote, workshop, attività opzionali, pernottamenti e servizi aggiuntivi collegati all’anagrafica.
Notifiche push in tempo reale
Avvisi immediati per cambi sala, variazioni di programma, reminder di sessione o aggiornamenti organizzativi, anche fuori dal sito evento.
SMS per comunicazioni urgenti
Per i messaggi essenziali, webRay® può inviare SMS a tutti, a gruppi selezionati o a un singolo partecipante.
Digital Wallet Pass
Il QR code personale può essere salvato su Apple Wallet o Google Wallet, sempre disponibile al desk senza cercare l’email.
Integrazioni con sistemi aziendali
API, webhook, CRM, SAP, autenticazione e database esterni vengono valutati in base al contesto tecnico e alle procedure del cliente.
Sicurezza e assistenza
Dati protetti, operatori autorizzati e governo responsabile dell’evento
GDPR Compliance
webRay® è progettato per la gestione di dati personali, consensi e informative privacy, con attenzione al principio di minimizzazione.
SSL Encryption
Utilizziamo la crittografia SSL per proteggere tutte le informazioni sensibili, garantendo la massima sicurezza per te e i tuoi partecipanti.
AI Powered
Alcuni moduli sfruttano l’AI per ridurre richieste ripetitive, supportare i partecipanti e migliorare la produttività della Segreteria.
Pagamenti integrati
La piattaforma registra lo stato delle transazioni e collega importi, servizi acquistati e codici di pagamento alla scheda dell’ospite.
Carbon neutral
webRay® è pensato anche per eventi ecosostenibili, con un’infrastruttura orientata all’uso di energia rinnovabile e alla riduzione dei processi cartacei.
Avviamento e assistenza
I.T.S. Planet segue analisi del flusso, configurazione, personalizzazione grafica, importazione dati, test, formazione e supporto durante l’evento.
Domande frequenti
Le risposte per valutare webRay® con chiarezza.
Le domande più frequenti su configurazione, moduli, comunicazioni, accrediti, integrazioni e protezione dei dati.
Un software di registrazione raccoglie soprattutto i dati dei partecipanti. webRay® gestisce anche ciò che avviene prima, durante e dopo l’iscrizione: comunicazioni, accompagnatori, attività, camere, viaggi, pagamenti, documenti e accrediti.
No. webRay® è modulare: per ogni evento vengono attivati solo i moduli realmente necessari, con la possibilità di aggiungere nuove funzioni in seguito.
Sì. Sito di registrazione, web app, email e materiali digitali possono essere personalizzati con logo, colori, immagini, caratteri e identità visiva del cliente.
Sì. Le anagrafiche possono essere importate da file Excel e organizzate per profilo, gruppo, azienda o regole di partecipazione.
Sì. Ogni profilo può visualizzare domande, contenuti, servizi e modalità di accesso differenti, anche con campi condizionali basati sulle risposte precedenti.
Gli accompagnatori vengono collegati all’ospite principale, mantenendo schede separate. Rooming list, travel list e transfer list restano collegate alle anagrafiche aggiornate.
webRay® coordina email, notifiche push e SMS. Le comunicazioni possono essere inviate a tutti, a gruppi profilati o a singoli partecipanti, con dati personalizzati recuperati dall’anagrafica.
webRay® registra lo stato degli invii e conserva la copia delle comunicazioni. Aperture e click sono indicatori utili, ma non prove assolute di lettura perché filtri, proxy e sistemi aziendali possono influire sul tracciamento.
Sì. La piattaforma può integrarsi con gateway come Stripe, PayPal e Nexi, collegando transazione, importo e servizi acquistati alla scheda del partecipante.
Sì. Biglietti, voucher, conferme alberghiere e altri PDF personali possono essere caricati in un repository e inviati massivamente al destinatario corretto.
webRay® può essere sincronizzato con goAhead, goAhead+ e signMe per gestire spunta digitale, scansione QR code e firma su tablet.
Sì. Il QR code personale può essere inserito in un Digital Wallet Pass compatibile con Apple Wallet e Google Wallet.
Sì. webRay® supporta portali e comunicazioni multilingua, inclusa la lingua araba con visualizzazione Right-to-Left. Per eventi ibridi o virtuali si possono integrare contenuti riservati e link personali.
Sì. Struttura del sito, campi, profili, template e configurazioni possono essere duplicati e adattati a nuove edizioni, roadshow o congressi annuali.
Sì. webRay® può collegarsi a CRM, SAP, gestionali, sistemi di autenticazione, gateway di pagamento e servizi di terze parti, in base alle API disponibili e alle policy di sicurezza.
webRay® utilizza connessioni protette SSL, consente di gestire consensi e informative privacy e permette di configurare permessi differenti per gli operatori autorizzati.
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