Come gestire gli sponsor di un evento senza inseguire loghi, materiali e pagamenti

Dove si perde tempo con gli sponsor

Immagina un organizzatore con quindici sponsor. Per ciascuno, e soprattutto per quello di livello più alto, deve:

• inviare il contratto via email e sperare che venga firmata la versione giusta;
• sollecitare il pagamento e controllare l'estratto conto a mano;
• chiedere il logo e ricevere tre versioni diverse, magari a bassa risoluzione;
• chiedere la descrizione dell'azienda, che arriva troppo lunga e va accorciata;
• coordinare la logistica dello stand: dimensioni, corrente elettrica, pass per il personale;
• gestire lo spazio per l'intervento: titolo, biografia del relatore, slide.

Ora moltiplica tutto per quindici. Gran parte della giornata diventa un lavoro di rincorsa alle informazioni, e resta poco tempo per ciò che crea valore: la relazione con lo sponsor.

Dall'altra parte, lo sponsor riceve richieste continue da persone diverse (logistica, marketing, amministrazione) e spesso non ha una visione chiara di cosa sta ottenendo in cambio. È un modo faticoso per entrambi di lavorare insieme.

Un unico posto per tutto: cosa cambia

La soluzione è avere un unico posto in cui vivono tutte le informazioni. Non una cartella condivisa, ma un sistema pensato per accompagnare lo sponsor dall'accordo fino alla fine dell'evento. Il tema è vicino a quello di Software segreteria: addio Excel, stop al caos.

• Una fonte unica: contratti, materiali grafici, scadenze e comunicazioni in un solo luogo. Niente più dubbi su quale versione del logo usare.
• Scadenze con promemoria: se una piattaforma lo prevede, la consegna del logo entro una certa data genera un avviso automatico a sponsor e organizzatore.
• Pagamenti tracciati: si vede subito chi ha pagato e chi no.
• Trasparenza: organizzatore e sponsor guardano la stessa situazione: cosa è stato consegnato, cosa manca, quali benefici sono inclusi.

Se ti interessa anche il collegamento con altri sistemi aziendali, leggi Integrare la segreteria organizzativa con i sistemi aziendali: come farlo bene.

Dare più valore agli sponsor, non solo uno stand più grande

Gli sponsor di oggi vogliono capire cosa ottengono per il loro investimento. Dare più valore non significa solo offrire uno stand più grande, ma curare questi aspetti:

• Un inizio ordinato: uno sponsor che entra in un'area dedicata, carica i propri materiali e vede una lista chiara di cose da fare percepisce l'evento come ben organizzato fin dal primo giorno.
• Visibilità corretta: il logo giusto, con il link giusto, compare ovunque sia previsto: sito, web app e banner digitali.
• Contatto con i partecipanti: la possibilità di farsi conoscere e, dove l'evento lo prevede, di ricevere richieste di contatto interessate.
• Un resoconto utile: lo sponsor non vuole sapere solo quante persone c'erano, ma quante di quelle giuste hanno visto il suo marchio o interagito con esso.

Questi punti dipendono da cosa una piattaforma mette davvero a disposizione. Per questo, prima di scegliere, conviene chiedere al fornitore cosa copre e cosa no.

Cosa documenta oggi eventMe per gli sponsor

Per quanto riguarda i nostri prodotti, eventMe è una web app per eventi che si apre dal browser, senza scaricare nulla dagli store. Per gli sponsor include una vetrina espositori (Exhibitors): ogni sponsor o espositore ha una pagina dedicata con brochure scaricabili e un tasto "richiedi contatto" per ricevere richieste dai partecipanti interessati.

La web app è collegata al back-end webRay®, che riunisce le fasi operative dell'evento: anagrafica, comunicazioni, pagamenti e accredito. Grazie alla sua architettura modulare, eventMe permette inoltre di programmare funzionalità personalizzate su richiesta.

Se hai esigenze più specifiche, come più livelli di sponsorizzazione con benefici diversi, un'area dedicata per ogni sponsor o report personalizzati, parlane con il nostro team: possiamo valutare con te cosa serve per il tuo evento.

Il report finale: cosa dovrebbe contenere

Alla fine dell'evento, ringraziare non basta. Un buon resoconto per lo sponsor mette in fila, con dati reali dell'evento:

• Visibilità: dove e quando è comparso il marchio (sito, web app, schermi, materiali);
• Interazione: richieste di contatto ricevute e partecipazione alle sessioni o ai workshop sponsorizzati;
• Contatti generati, nei limiti consentiti;
• Confronto con il pacchetto: cosa era stato promesso e cosa è stato consegnato.

Quali dati si possono raccogliere dipende dalla piattaforma e dalla configurazione dell'evento. Se prevedi di condividere con gli sponsor i contatti dei partecipanti, serve informare le persone e avere una base adeguata: fai valutare la procedura a un consulente privacy.

Un resoconto chiaro è anche il miglior strumento per proporre la riconferma all'edizione successiva: sposta la conversazione da "quanto costa" a "che cosa ho ottenuto".

5 errori da evitare nella gestione sponsor

• Dati sparsi: i pagamenti in un file, la logistica in un altro e i materiali nelle email. Tieni tutto collegato allo stesso sponsor.
• Benefici dimenticati: il logo di uno sponsor "Silver" manca nella newsletter prima dell'evento. Una lista di verifica per pacchetto trasforma le promesse in azioni concrete.
• Materiali da rincorrere: giorni al telefono per avere un logo. Scadenze chiare e un punto unico di consegna lasciano allo sponsor il tempo di completare le attività da solo.
• Resoconto vago: dire "è andata bene, c'era molta gente" non basta. Servono dati e confronti con quanto concordato.
• Gestione sempre in emergenza: uno stand senza corrente o un relatore senza pass si evitano raccogliendo le richieste tecniche con largo anticipo.

Domande frequenti