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Segreterie organizzative web

Segreterie organizzative web per

Segreterie organizzative web

Per il tuo invitato:
un punto di riferimento per conoscere ogni aspetto dell'evento.
Per l'organizzatore:
uno strumento indispensabile per organizzare, raccogliere e veicolare tutte le informazioni del tuo evento.

Cos'è una segreteria organizzativa web?

Le segreterie organizzative sono applicazioni web indispensabili per la gestione di eventi che prevedono la partecipazione di numerosi invitati; grazie all’esperienza pluriennale maturata nel settore del supporto tecnologico agli eventi, abbiamo sviluppato una piattaforma web flessibile che si adatta a qualsiasi esigenza e tipologia di evento.

Una segreteria organizzativa web è composta da due elementi: un sito vetrina dedicato all’evento (frontend) che, oltre a presentare l’evento nella sua globalità, raccoglie le informazioni dei partecipanti; e un software gestionale (backend) che archivia i dati provenienti dal sito e generare report in excel utili ad una efficiente organizzazione.

Sito web (Front-end)

Il frontend è la parte più creativa di una segreteria di registrazione web; nel caso più estremo può essere composta da una sola pagina con il modulo di adesione all’evento, oppure può essere composto da molte pagine in funzioni dell’esigenze e da ciò che si vuole comunicare.

L’accesso al sito, solitamente, è riservato esclusivamente agli invitati che riceveranno la password di accesso tramite mail d’invito dal backend.

Gli utenti potranno visitare le pagine del sito e confermare la propria partecipazione compilando il modulo di adesione.
Mail di conferma sarà generata in automatico dal backend.

I siti vetrina sono sviluppati in HTML5 con tecnologia responsive design che consente la perfetta visualizzazione dei contenuti a prescindere dal dispositivo che lo sta visualizzando.

Comunicazioni con gli invitati
Le segreterie organizzative web prevedono solitamente tre tipologie di comunicazione agli invitati:

  • invio del Save the Date;
    circa 30 giorni prima dell'apertura della segreteria organizzativa, questo invito avrà solo lo scopo di informare il partecipante del luogo e giorno in cui si svolgerà l'evento;
  • invio dell'invito personalizzato con link diretto al sito dell’evento;
    la mail è strutturata in formato HTML, l'invito è spedito il giorno stesso della messa online della segreteria organizzativa;
  • conferma di registrazione con riepilogo dei dati inseriti;
    mail inviata in automatico dal sistema al termine della compilazione della scheda di registrazione.

Accesso al sito
In home page è richiesto indirizzo mail e password, la password sarà inviata a ciascun partecipante nel corpo della mail di invito, ciò garantirà l’accesso differenziato per ciascun utente.
Se l’utente smarrisce la password potrà richiederla immediatamente tramite il form di richiesta “password smarrita”.
L’accesso al sito viene solitamente riservato esclusivamente agli invitati.

Struttura di navigazione del sito
I siti vengono strutturati sulla base delle specifiche esigenze e richieste del cliente; solitamente la struttura di navigazione prevede le seguenti pagine:

  • Home page:
    pagina di apertura con la descrizione dell’evento e lettera di benvenuto
  • Scheda di registrazione:
    sezione dedicata alla raccolta dei dati del partecipante (vedere in seguito i dettagli)
  • Location/hotel:
    pagina con foto e descrizione della location in cui si svolgerà l'evento, foto dell’hotel, descrizione dei servizi offerti nonché descrizione di come raggiungerlo
  • Agenda:
    pagina dedicata agli appuntamenti previsti nel corso delle giornate evento
  • Contatti:
    pagina in cui saranno riportati tutti i recapiti utili all'invitato per reperire informazioni o chiedere chiarimenti in merito alla logistica dell'evento.

Scheda di registrazione
I campi sono definiti anch’essi dal cliente di seguito quelli solitamente più richiesti:

---Dati anagrafici---
  • Nome
  • Cognome
  • Cellulare
  • Data di nascita
  • Luogo di nascita
  • Indirizzo
  • Città
  • Provincia
---Pernottamento---
  • Tipologia documento (menu a tendina con: carta identità e passaporto)
  • Data di emissione
  • Data di scadenza
---Informazioni generiche---
  • Intolleranze alimentari
  • Note generiche
  • Accettazione termini di privacy
Mail di conferma
L'utente al termine della registrazione riceverà una mail di conferma con il riepilogo di tutti i dati inseriti.
Anche il gestore della Segreteria riceverà una mail con la notifica del nuovo iscritto.
L'utente che avrà già eseguito l'iscrizione, che vorrà riaccendere al sito, non potrà più modificare la scheda di registrazione, potrà navigare nelle restanti sezioni del sito.

Gestionale (Back-end)

E previsto un pannello di gestione per l' amministratore della segreteria organizzativa, le principali funzionalità sono:
  • Pre caricamento dei dati dei partecipanti da importazione Excel
  • Modifica manuale dei dati utente, rimozione o aggiunta nuovo partecipante,
  • Visualizzazione e stampa di reportistica in funzione di filtri prestabiliti (programma, luogo di partenza, tipo di vettore, ecc)
  • Report personalizzabili con esportazione in formato xls.
  • Pannello di invio comunicazione via mail ai partecipanti con selezione dei singoli destinatari.
  • Gestione della roaming list.
  • Gestione di convocazioni via mail, inviate automaticamente in base al gruppo di distribuzione.

I vantaggi di una segreteria web organizzativa:

  • Apparire con un’immagine moderna e innovativa;
  • Incentivare l’invitato a partecipare all’evento con uno strumento che consenta di acquisire informazioni dettagliate,  vedere immagini della location e confermare la propria partecipazione;
  • Fornire un punto di riferimento per qualsiasi informazione inerente l’evento;
  • Possibilità di dare un seguito all’evento, creando gallerie fotografiche e /o gallerie video con i momenti più belli della manifestazione;
  • Possibilità di ricevere dei feedback con un questionario post evento;
  • Inviare mail massive con inviti, recap, avvisi, ecc.;
  • Ottimizzare i flussi organizzativi raccogliendo e archiviando tutte le informazioni dei partecipanti ritenute indispensabili.

Devi programmare una segreteria web organizzativa per il tuo evento?